スマホ用のアプリとして、現在は様々なアプリが開発されています。

逆にアプリがありすぎるため、何を選べば良いか迷うほどですが、法人携帯としてスマホを使用している場合、使う目的に合った良いアプリを利用すると、業務効率を格段にアップさせることが可能です。

ここでは、そんな便利アプリの1つであるスプレッドシートについて一体どのようなものなのか、便利な使い方や、メリット・デメリットはあるのかどうかについて解説します。

目次

1.スプレッドシートとは?エクセルと何が違う?

チャットワークがもつ機能
スプレッドシートとは一体何なのかと言うと、表計算を行うことの出来るソフトのことを指します。このように説明すると、一般的に良く知られている、マイクロソフト社が提供しているソフト「Excel(エクセル)」を思い浮かべる人も多いかもしれません。

その通りで、エクセルもスプレッドシートの1つです。しかし、エクセルはそのままの呼び名で充分通じる位の知名度がありますので、一般的にはスプレットシートとは呼ばず、エクセルと呼ぶことが多いでしょう。スプレッドシートと言う場合は、エクセル以外の、主にスマホなどで使うことが出来る表計算ソフトを指していることが大半です。

そしてスプレッドシートの中で代表的なものが、Googleが提供している「Googleスプレッドシート」です。
では、Googleスプレッドシートはどのようなものなのでしょうか?表計算自体の基本的な機能はエクセルとほとんど変わりません。しかしそれ以外の部分で、エクセルとは異なる点がいくつかあります。

まず1つ目の違いは、エクセルは有料ですが、Googleスプレッドシートはアカウントを持っていれば、基本的には無料での利用が可能である点です

そして、エクセルはオフラインでの使用になりますが、GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションですので、インターネットに繋がっているオンライン状態で使用するということが、2つ目の違いとして挙げられます。

2.Googleスプレドシートのメリットやデメリット

無料からあるチャットワークのプラン
Googleスプレッドシートはオンラインでの使用であると述べましたが、このオンラインでの使用ということが、Googleスプレッドシートの様々なメリットやデメリットを生み出します。

Googleスプレッドシートのメリット

まず大きなメリットは、Googleスプレッドシートで作成したファイルは、インターネット上で多くの人と共有することが可能であるという点です。これは、Googleスプレッドシートでファイルを作成すると、自動的にGoogleドライブというクラウド上に保存されるためです。

そのため、作成した本人だけではなく他の人も、Googleアカウントを持っていてインターネットに繋がる状態であれば、ファイルを自由に見に行くことが可能で、それだけではなくファイルの上書きなどの編集作業を行えます。しかも、その作業を複数人で同時進行出来るのです。

この機能により、例えば会議では、参加した人が各自のパソコンで同じファイルを見ながら「ここの数値を変えると、結果はどうなる?」など、同時進行で様々なシミュレーションを行うことが可能になります。

次のメリットは、Googleスプレッドシートはインターネットに繋がる環境を整えれば、様々な端末で色々な場所からアクセスが可能であるという点です。会社は勿論ですが、移動中であっても法人携帯からアクセスして、ファイルの手直しなどを行うことが出来ますし、あるいは休日中に家の端末からアクセスして仕事をすることも可能です。

プロジェクトに関わる全てのメンバーが、このような環境を整えておけば、誰か1人が急に病欠になった場合でも「あのファイルどこ?」と慌てるような状況を減らすことが出来るでしょう。

Googleスプレットシートのデメリット

良い点ばかりのように思われるGoogleスプレッドシートですが、デメリットもあります

それは、メリットの裏返しとなりますが、インターネットに繋がらない環境では利用が出来なくなるという点です。いざという時にインターネット環境がなければ、せっかく作成したファイルも無駄になるということがあり得ます。

しかしこの点に関しては、あらかじめオフラインでの使用を可能にする設定をすれば、指定したファイルについてはオフラインで作業出来るようになる機能があります。どうしてもというファイルは、前もってそのような準備をしておきましょう。

また、罫線やグラフの種類に関してはエクセルの方が豊富に準備されているようですが、機能上のデメリットとまでは言えないでしょう。

3.まとめ

これまで法人携帯向けのおススメアプリであるスプレッドシートの中で、代表的なGoogleスプレッドシートについて述べてきました。Webアプリケーションならではの便利な機能が多くありますが、現在ビジネスで使われている表計算ソフトはエクセルが主流であるのも事実です。

エクセルとGoogleスプレッドシートは、ある程度の互換性もありますので、どちらかだけとこだわらずに、場面に応じて便利な点を活かした使い方をすることが、業務効率アップにつながりそうです。

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